Voorkom een crisis, maak een calamiteitenplan

 

In ons vorige artikel voor musea schreven we over de mogelijke risico’s waar men in een museum mee te maken kan krijgen en hoe u met elektronische en bouwkundige maatregelen deze zoveel mogelijk kunt minimaliseren. Maar wat te doen als er onverhoopt toch iets misgaat? Is uw museum daar klaar voor? Weten uw medewerkers wat ze moeten doen als er zich toch een incident voordoet?

Wat is het plan?

Of het nu om brand, inbraak, waterschade of vandalisme gaat, zorgen voor veiligheid en beveiliging is niet de kerntaak van een museum. Een groot deel van de medewerkers heeft een achtergrond in de kunst of museale wereld en is minder of niet bekend met omgaan met calamiteiten. Voor de veiligheid- en beveiligingsmedewerkers kan het dan ook een behoorlijke uitdaging zijn, om alle medewerkers geïnformeerd en getraind te krijgen hoe te handelen bij calamiteiten. Voordat ze echter geïnformeerd en getraind kunnen worden, dient er een basis te zijn in de vorm van een calamiteitenplan. Een gedegen calamiteitenplan, waarin de procedures beschreven staan hoe om te gaan met alle mogelijke dreigende gevaren, is daarom een must. Een goede handleiding voor het maken van een dergelijk plan voor musea vindt u hier .

Een regelrechte ramp

Het gebeurt maar al te vaak dat iets dat begint als een klein incident, maar door niet-gestructureerd handelen of onwetendheid uitloopt op een regelrechte ramp. Weten medewerkers waar zich de juiste brandblusmiddelen bevinden, welke blusmiddelen voor welke objecten gebruikt mogen worden en weten ze hoe ze deze moeten bedienen? Door snel, gestructureerd en correct handelen kan een beginnende brand in de kiem worden gesmoord en erger worden voorkomen. Het is daarvoor wel noodzakelijk dat iedereen weet wat hij/zij wel of niet mag of moet doen. Het lijkt allemaal zo logisch, toch gaat het hier nog vaak mis.

Voor iedere instelling gelden andere zwaartepunten en risico’s en dus andere procedures. Begin daarom met een risicoanalyse. Ga na wat voor uw instelling de mogelijke gevaren zijn en tegen welke kosten, middelen en inspanningen u deze wilt beveiligen. 100% veiligheid en beveiliging bestaat niet. Een terroristische aanslag is een gevaar, maar hoe groot is de kans dat dit in uw museum gebeurt? Wees dus realistisch in het vaststellen van uw risico’s en bepaal aan hand van de vastgestelde risico’s welke maatregelen u wilt nemen. Tevens dienen voorschriften van verzekeraars en brandweer meegenomen te worden in het bepalen van deze maatregelen.

Hadden we maar...

‘Zo’n vaart zal het toch niet lopen’ en ‘hoe groot is de kans dat dit hier gebeurt’; gedachtes die vaak door tijdgebrek, gemak en kostenbesparing door het hoofd van medewerkers gaan als een veiligheidsmaatregel net even in de weg zit. Het werkt tenslotte toch net even wat sneller om die ene vluchtdeur onbewaakt open te zetten om goederen naar binnen te transporteren. Bewustwording bij alle medewerkers is daarom het sleutelwoord. Of het nu gaat om suppoosten in zalen of om de cateringmedewerkers, iedereen dient zich bewust te zijn van de mogelijke risico’s en de daaraan verbonden maatregelen. Veiligheid en beveiliging moet gedragen worden door de gehele organisatie, ongeacht welke functie. En het gaat daarbij niet alleen om bewustwording en kennis van maatregelen voor het geval zich een incident voordoet, maar ook om bewustwording van gedrag in het dagelijkse werk. Het éénmalig informeren van medewerkers, beklijft meestal niet op de lange termijn. Vaak vervallen mensen na verloop van tijd weer in oude patronen en is men ‘vergeten’ hoe men moet handelen. Regelmatig trainen, blijven informeren en het aanspreken van medewerkers op onjuist gedrag zijn enkele punten die bijdragen aan de bewustwording. Om hier succesvol in te worden, dient er vanuit de directie wel commitment te bestaan omtrent de vastgestelde risico’s en de te nemen maatregelen. Niet alleen heeft de directie een voorbeeldfunctie, ook zijn zij er verantwoordelijk voor dat budgetten beschikbaar zijn en het opgenomen wordt in het beleid van het museum.

Voorkom paniek en digitaliseer

Hoe eenvoudiger procedures zijn op te volgen, des te makkelijker is het voor medewerkers ze op te volgen. Uit het eerder genoemde calamiteitenplan vloeien zogenoemde calamiteitenwijzers en/of handboeken voort, waarin beschreven staat voor de medewerkers hoe ze dienen te handelen in geval van nood. Calamiteitenwijzers bevatten meestal beknopte informatie voor de medewerkers over wie ze moeten informeren en hoe ze ‘eerste hulp bij ongewenste incidenten’ kunnen toepassen. Handboeken bevatten alle gedetailleerde procedures voor veiligheids- en beveiligingsmedewerkers en hulpverleners. Bij een calamiteit spelen tijd en snel handelen vaak een cruciale rol. In een panieksituatie kan het echter gebeuren dat men niet meer exact weet, wat er gedaan moet worden en in welke volgorde. Wie moet er als eerste geïnformeerd worden, welke kunstwerken moeten als eerste in veiligheid worden gebracht? Vragen waarvoor men in een dergelijke situatie geen tijd heeft, laat staan om deze eerst op te zoeken in een handboek. Het kan erg zinvol zijn om te kiezen voor een managementsysteem, die de beveiligingsmedewerker stapsgewijs door het hele proces meeneemt en voorschrijft wat de te nemen maatregelen zijn, of het nu gaat om inschakelen van hulpverleners of de te nemen maatregelen omtrent de kunstobjecten. Ook kan een dergelijk systeem ervoor zorgen dat alle gebouwinstallaties vanuit dit systeem automatisch of handmatig bediend worden.

Stap voor stap

Weten waar te beginnen is vaak het lastigste punt. Er zijn tenslotte zoveel zaken waar u rekening mee dient te houden en die beschreven moeten worden. Het belangrijkste is dat u begint en ga vervolgens stapsgewijs te werk. Internet biedt een bron aan informatie. En komt u er toch niet uit of laat u het werk liever voor een groot deel over aan een specialist, schakel dan een adviserende instantie in die kennis heeft van de museumwereld. Belangrijkste is dat het gedaan wordt.

 
 
 

Bosch Security Projects helpt en adviseert u graag met calamiteitenbeheersing in uw museum. Wij beschikken over geavanceerde systemen die de uitvoering van een calamiteitenplan kunnen ondersteunen. Samen met u zoeken we naar een optimale balans tussen de beste veiligheids- en beveiligingsmaatregelen en het behouden van een open, toegankelijke structuur. Bosch beschikt over ruimschootse ervaring als het aankomt op beveiligen van musea in zowel binnen- als buitenland.